Przejdź do głównej treści

Widok zawartości stron Widok zawartości stron

Widok zawartości stron Widok zawartości stron

ORGANIZACJA KONFERENCJI

Procedury obowiązujące przy organizacji kongresów, konferencji, sympozjów, zjazdów i seminariów zostały opisane w Zarządzeniu nr 24 Rektora UJ z 25 kwietnia 2016 roku oraz Zarządzeniu nr 107 z 1 grudnia 2016 roku

Obsługą finansowo-księgową wydarzeń organizowanych przez pracowników WBBiB zajmuje się p. Grzegorz Fabianowski, a w razie jego nieobecności, inna osoba z Sekcji Finansowej WBBiB.

Organizacja wydarzenia powinna się rozpocząć od ustalenia realnego kosztorysu, który musi zostać zatwierdzony przez Kierownika jednostki organizacyjnej UJ realizującej wydarzenie oraz Dziekana WBBiB i Kwestora UJ.

Nie później niż na 2 miesiące przed planowanym terminem wydarzenia kosztorys należy złożyć w Dziale Budżetowania, Kontrolingu i Analiz UJ

  • adres: ul. Gołębia 24, 31-007 Kraków, 
  • pokój:
  • telefon: 12 663 15 08
  1. Wzór kosztorysu dla imprez organizowanych samodzielnie w ramach wydziału określa Załącznik nr 1.

  2. Wzór kosztorysu dla imprez realizowanych we współpracy z Sekcją Organizacji Konferencji Działu Promocji i Informacji określa Załącznik nr 2.

  3. Wraz z kosztorysem należy złożyć oświadczenie o charakterze wydarzenia, zaopiniowane przez Sekcję ds. Podatków, zgodnie z Załącznikiem nr 3.

  4. Po zakończeniu imprezy naukowej należy w terminie miesiąca złożyć oświadczenie o zakończeniu realizacji wydarzenia zgodnie z Załącznikiem nr 4. Oświadczenie składa się do Działu Budżetowania Kontrolingu i Analiz.

Obowiązki Organizatora

  • Poinformowanie Sekcji Finansowej o planowanej konferencji.
  • Wybór osoby będącej odpowiedzialną za organizację konferencji i będącej w stałym kontakcie z Sekcją Finansową.
  • Konsultowanie wszystkich spraw finansowych: umowy ze sponsorami, dokonywanie zakupów (wnioski przetargowe, terminy płatności, itp.), treść formularza rejestracyjnego dla prawidłowego wystawienie faktury sprzedażowej.
  • Podanie w formularzu rejestracyjnym źródeł płatności dla osób z Uniwersytetu: dokładne dane Wydziałów, Instytutów, Pracowni, Zakładów wraz z podaniem źródła płatności – dane powinny być uzupełnione na etapie rejestracji.
  • Podanie terminu dokonywania wpłat.
  • Terminowe dostarczanie faktur zakupowych do Sekcji Finansowej.
  • Wysyłka oraz przekazanie do Sekcji Finansowej umów sponsorskich celem prawidłowego wystawienia faktury.

Obowiązki Sekcji Finansowej

  • Pomoc przy sporządzeniu budżetu konferencji (kosztorysu zgodnego z załącznikiem nr 1).
  • Kontakt z Kwesturą w sprawie organizowanej konferencji.
  • Wystawianie faktur  oraz not wewnętrznych dla uczestników konferencji zgodnie z danymi podanymi przez Organizatora.
  • Wystawianie wniosków przetargowych oraz księgowanie faktur zakupowych.
  • Informowanie Organizatora o stanie finansowym konferencji.

Szczegółowy plan działania

  1. Kontakt z Sekcją Finansową WBBiB.
  2. Przygotowanie kosztorysu oraz oświadczenia o charakterze wydarzenia (zgodnie z Zarządzeniem nr 24 Rektora UJ z 25.04.2016). Przesłanie w/w dokumentów do Kwestury oraz monitowanie sprawy.
  3. Omówienie spraw związanych z umowami sponsorskimi.
  4. Kontakt z Biurem Pełnomocnika Rektora UJ ds. prawnych w zakresie planowanych oraz podpisanych umów sponsorskich.
  5. Przygotowanie wniosków przetargowych. 
  6. Wystawianie faktur sprzedaży na podstawie dokonanych wpłat, umów sponsorskich oraz faktur proforma oraz księgowanie faktur zakupowych.
  7. Po zakończonej rejestracji niezwłoczne przesłanie formularza rejestracyjnego w celu prawidłowego wystawienia faktur/not wewnętrznych dla uczestników.
  8. Po zakończonej konferencji wystawienie not wewnętrznych. 
  9. Wyjaśnienie rozbieżności, rozliczenie konferencji i złożenie oświadczenia o zakończeniu realizacji wydarzenia.